Im Dezember rollt Microsoft ein Update für Teams aus, das eine heikle Neuerung bringt: Die Software kann künftig automatisch anzeigen, ob sich ein Nutzer im Büro oder im Homeoffice befindet. Datenschützer schlagen Alarm, Arbeitsrechtler warnen vor möglichen Verstößen – und Unternehmen müssen klären, ob und wie sie diese Funktion rechtssicher einsetzen können. Hier die wichtigsten Fragen und Antworten.
Mit dem Update erkennt Teams automatisch, ob sich ein Gerät im Büro befindet. Grundlage ist nicht GPS, sondern das WLAN:
Microsoft trackt also keine vollständigen Standortdaten – aber die Verbindung zum Bürogebäude lässt sich eindeutig erkennen.
Rein rechtlich bewegt sich die automatische Standorterfassung in einer Grauzone. Die Kernfrage lautet: Handelt es sich um ein Überwachungstool?
Arbeitsrechtlerin Anneka Ruwolt ordnet ein:
Ohne freiwillige Zustimmung ist die Nutzung illegal und kann für Arbeitgeber eine Ordnungswidrigkeit darstellen – inklusive Geldbußen.
Je nach Größe des Unternehmens gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen:
Wichtig: Auch eine solche Vereinbarung muss den Schutz der Persönlichkeitsrechte klar berücksichtigen – etwa durch klare Vorgaben, wer Daten einsehen darf und wofür sie genutzt werden.
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer behalten weitreichende Kontrollmöglichkeiten:
Wer die Funktion nicht möchte, kann sich also effektiv dagegen wehren.
Die Funktion wird nicht automatisch freigeschaltet. Sie muss aktiv von der IT oder der Führungskraft aktiviert werden. Voraussetzung: Die SSID des Büro-WLANs wird im System hinterlegt.
Arbeitnehmer können den Aktivierungsstatus selbst erkennen:
Sobald dieser Wechsel ohne Zutun des Nutzers erfolgt, ist klar: Der Arbeitgeber hat die Funktion aktiviert.
Offiziell geht es um Produktivität und Transparenz: Teams soll erleichtern, wer im Büro ansprechbar ist und wer remote arbeitet. Vor allem für hybride Arbeitsmodelle sollen Abstimmungen, spontane Meetings und Präsenzplanung effizienter werden.
Doch der Nutzen hat einen Preis: Die automatische Standorterkennung berührt sensible Daten – und wird zweifellos Diskussionen über Datenschutz, Mitarbeiterüberwachung und digitale Grenzen in Unternehmen neu entfachen.
Für Führungskräfte gilt daher: Einsatz nur mit klarer Kommunikation und sauberer rechtlicher Grundlage. Für Mitarbeitende: Genau hinschauen, welche Einstellungen aktiviert werden – und Rechte kennen.